メールの作成はビジネスコミュニケーションにおいて非常に重要な役割を果たします。ChatGPTを使用することで、素早く、効果的なメールを生成することが可能です。しかし、そのためには適切なプロンプトを使い、AIの特性を理解しておく必要があります。ここでは、ChatGPTを活用してメールを生成するための基本的な考え方や具体的なプロンプト例、コツ、注意点について詳しく解説します。
ChatGPTでメールを作成するにはプロンプトが重要
ChatGPTを使ってメールを作成する際、最も重要な要素は「プロンプト」です。プロンプトとは、AIに対する指示や質問のことを指し、このプロンプトが具体的であるほど、AIはより的確なメールを生成します。プロンプトの質が低いと、AIは曖昧な結果しか返してくれません。
プロンプトの重要性とは？
メール作成におけるプロンプトの重要性は、以下の点にあります：
- 明確な意図を伝える: プロンプトを明確にすることで、AIが何を求められているのかを理解しやすくなります。例えば、「会議のリマインダーメールを作成してください」よりも「次回のプロジェクト会議のリマインダーメールを作成してください。会議は2024年9月1日、午前10時からで、場所は第3会議室です」という方が、AIに具体的な情報を提供します。
- 具体的な情報を提供する: 日付、時間、場所、相手の名前など、具体的な情報をプロンプトに含めることで、AIはより精度の高いメールを生成することができます。例えば、「来週の会議について知らせてください」ではなく、「2024年9月1日の会議のリマインダーメールを送ってください」というように情報を提供します。
- 目的を明確にする: メールの目的を明確にすることで、AIがその目的に合った文体や言葉遣いを選びやすくなります。例えば、クレーム対応のメールと感謝のメールでは、トーンや表現が異なるため、その意図をプロンプトで明示する必要があります。
プロンプト例とその出力例
プロンプト例
新製品の発売を知らせるメールを作成してください。ターゲットは既存の顧客で、新製品の特徴を簡潔に説明し、特別割引を提供する内容を含めてください。出力例
件名: 新製品発売のお知らせと特別割引のご案内
親愛なるお客様、
いつもご愛顧いただき、ありがとうございます。このたび、弊社では新製品「スーパースマートウォッチ」を発売することになりました。この新製品は、より多機能で使いやすく、健康管理や日常のアクティビティの追跡に最適です。
特別なご案内として、既存のお客様に限り、20%の割引を提供いたします。以下のクーポンコードをチェックアウト時にご利用ください：NEW20
ぜひこの機会に新製品をお試しください。ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
今後ともよろしくお願いいたします。
敬具、
株式会社スーパーデバイスこのプロンプト例と出力例からも分かるように、具体的なプロンプトを提供することで、AIは的確なメールを生成することができます。
ChatGPTでメール作成をする際の7つのプロンプト例
メール作成のプロンプトは、その目的に応じて多岐にわたります。以下では、さまざまな状況に対応するための7つのプロンプト例を紹介します。
1. ビジネスミーティングの招待メール
プロンプト例
ビジネスミーティングの招待メールを作成してください。ミーティングの日時は2024年9月5日午後2時、場所は東京オフィスの第2会議室です。議題は「新しいマーケティング戦略の発表と議論」です。出力例
件名: 新しいマーケティング戦略の発表と議論のご案内
こんにちは、
2024年9月5日午後2時より、東京オフィスの第2会議室にて、弊社の新しいマーケティング戦略についての発表と議論を行うビジネスミーティングを開催いたします。
ご多忙中かと存じますが、ぜひご出席いただき、ご意見をお聞かせください。
よろしくお願いいたします。
敬具、
マーケティング部2. 感謝のメール
プロンプト例
イベント参加者に感謝の気持ちを伝えるメールを作成してください。イベントの名前は「秋の新製品発表会」で、参加者には特別クーポンを提供したい旨も伝えてください。出力例
件名: 秋の新製品発表会へのご参加、ありがとうございました！
親愛なるお客様、
先日の「秋の新製品発表会」にご参加いただき、誠にありがとうございました。皆様のおかげで、イベントは大変成功いたしました。
感謝の気持ちを込めて、特別クーポンをお送りいたします。次回のご購入時に、以下のコードをご利用ください：FALL2024
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
敬具、
イベント運営チーム3. クレーム対応メール
プロンプト例
お客様からの製品に関するクレームに対応するメールを作成してください。お客様の不満を理解し、謝罪し、解決策を提案する内容でお願いします。出力例
件名: お詫びと解決策のご案内
お客様、
このたびは弊社製品に関するご不満をお寄せいただき、誠に申し訳ございません。お客様のご意見は非常に重要であり、迅速に対応させていただきます。
今回の問題に対する解決策として、無償での交換または全額返金のいずれかをお選びいただけます。詳細は担当者が直接ご連絡させていただきます。
何卒ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
敬具、
カスタマーサポートチーム4. フォローアップメール
プロンプト例
商談後のフォローアップメールを作成してください。商談の要点を振り返り、次のステップについて話し合いたい旨を伝えてください。出力例
件名: 商談後のフォローアップについて
こんにちは、
先日の商談では、貴重なお時間をいただきありがとうございました。今回の商談では、双方の利益を最大化するためのいくつかの重要な点についてお話しさせていただきました。
次のステップについてご相談したく、再度お時間を頂戴できればと思います。ご都合の良い日時をお知らせいただけますと幸いです。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
敬具、
営業部5. 新しいプロジェクトチームへの参加依頼メール
プロンプト例
新しいプロジェクトチームへの参加を依頼するメールを作成してください。プロジェクトの概要と期待する役割についても説明してください。出力例
件名: 新しいプロジェクトチームへのご参加依頼
お世話になっております。
新しいプロジェクト「未来のビジネス戦略」において、ぜひ貴方にチームの一員として参加していただきたいと考えております。このプロジェクトでは、デジタルトランスフォーメーションの推進を目指し、さまざまな新しい施策を検討しております。
具体的には、データ分析を担当していただき、戦略策定における基盤を築いていただければと考えております。
ご検討のほど、どうぞよろしくお願いいたします。
敬具、
プロジェクトマネージャー6. 採用通知メール
プロンプト例
採用通知を伝えるメールを作成してください。採用に至った理由を簡単に説明し、今後の手続きを案内してください。出力例
件名: 採用決定のお知らせ
[候補者の名前]様、
お世話になっております。面接にお越しいただき、ありがとうございました。あなたの経験とスキルが、弊社のチームに大いに貢献できると確信し、このたび採用を決定いたしました。
今後の手続きについては、担当者から別途ご連絡させていただきます。何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
よろしくお願いいたします。
敬具、
人事部7. 提案書提出後の確認メール
プロンプト例
提案書を提出した後の確認メールを作成してください。提案内容についてのフィードバックを求める内容を含めてください。出力例
件名: 提案書提出のご確認とフィードバックのお願い
こんにちは、
先日お送りしました提案書について、ご確認いただけましたでしょうか。内容についてご意見やご質問がありましたら、ぜひお聞かせください。
お客様のご期待に応えられるよう、最善を尽くしてまいりますので、フィードバックをお待ちしております。
何卒よろしくお願いいたします。
敬具、
営業部ChatGPTのメール作成用プロンプトを作るコツ2選
ChatGPTで効果的にメールを作成するためには、プロンプトを作成する際の工夫が必要です。以下に、そのコツを2つ紹介します。
コツ1: 具体的な情報を提供する
具体的な情報をプロンプトに含めることで、AIはより精度の高いメールを生成します。日付や時間、場所、相手の名前などを明記することで、AIが求められている内容を正確に把握できるようになります。
プロンプト例
来週の会議についてのリマインダーメールを作成してください。会議は2024年9月1日午前10時に第3会議室で行われます。コツ2: メールの目的とトーンを明確にする
メールの目的（例：感謝、依頼、確認など）やトーン（例：フォーマル、カジュアル、親しみやすいなど）を明確にすることで、AIはより適切な文体でメールを生成できます。
プロンプト例
クライアントへの感謝のメールを作成してください。フォーマルなトーンで、最近のプロジェクトに対する感謝の気持ちを伝えてください。ChatGPTでメール作成をする際の3つの注意点
ChatGPTを使ってメールを作成する際には、いくつかの注意点があります。これらを理解しておくことで、AIをより効果的に活用し、ビジネスコミュニケーションを円滑に進めることができます。以下では、よくある間違いのプロンプト例とそれによる出力例を示しながら、注意点を詳しく説明します。
注意点1: プロンプトの曖昧さに注意
よくある間違い： プロンプトが曖昧で、AIに具体的な指示を与えられていない場合、出力されるメールは期待に反する可能性があります。
間違ったプロンプト例
会議のリマインダーメールを作成してください。出力例
件名: 会議のリマインダー
こんにちは、
お知らせいただいた会議についてのリマインダーです。ご確認ください。
よろしくお願いいたします。問題点: このプロンプトは曖昧で、会議の日時や場所、議題などの具体的な情報が含まれていません。そのため、出力されるメールも詳細を欠いており、受け取った側には十分な情報が伝わりません。
改善されたプロンプト例
2024年9月1日午前10時に第3会議室で行われるプロジェクト会議のリマインダーメールを作成してください。改善後の出力例
件名: プロジェクト会議のリマインダー（2024年9月1日）
皆様、
2024年9月1日午前10時より、第3会議室にてプロジェクト会議を開催いたします。お忘れなくご出席ください。
何かご不明な点がございましたら、お知らせください。
よろしくお願いいたします。改善点: プロンプトが具体的で詳細なため、AIは明確で有益なメールを生成することができました。
注意点2: 出力の確認を怠らない
よくある間違い： AIが生成したメールの内容をそのまま使用し、誤った情報や不適切な表現を含む可能性を見逃してしまうことがあります。
間違ったプロンプト例
クライアントに感謝のメールを送ってください。出力例
件名: 感謝の気持ち
お客様、
私たちと一緒にプロジェクトを進めていただき、ありがとうございました。貴社の貢献は私たちにとって非常に重要です。
これからもどうぞよろしくお願いいたします。
敬具問題点: このメールは一見問題がないように見えますが、どのプロジェクトに対する感謝なのか、具体的な説明が不足しています。また、「貴社の貢献は私たちにとって非常に重要です」という表現が形式的で、温かみがないと感じられるかもしれません。
改善されたプロンプト例
クライアントに、先週完了したマーケティングキャンペーンの成功に対する感謝の気持ちを伝えるメールを作成してください。具体的な成果や感謝の言葉を含めてください。改善後の出力例
件名: マーケティングキャンペーン成功への感謝
[クライアント名]様、
先週完了しましたマーケティングキャンペーンの成功に対し、心から感謝申し上げます。貴社のチームが提供してくださった斬新なアイディアと迅速な対応のおかげで、予想以上の成果を達成することができました。
今後とも引き続き、素晴らしいパートナーシップを築いていけることを楽しみにしております。
どうぞよろしくお願いいたします。
敬具改善点: クライアントが特定のプロジェクトでどのように貢献したのかを具体的に述べており、感謝の気持ちがより伝わりやすくなっています。
注意点3: 個人情報の取り扱いに注意
よくある間違い： プロンプトに個人情報を含めてしまい、AIがそのまま出力に使用してしまうことがあります。これはプライバシーの観点から問題を引き起こす可能性があります。
間違ったプロンプト例
田中太郎さんに、昨日の会議で話した内容についてのフォローメールを送ってください。電話番号090-1234-5678も含めてください。出力例
件名: 昨日の会議について
田中太郎様、
昨日の会議でお話しした内容について、フォローアップさせていただきます。お手数ですが、確認のためにも再度ご連絡いただけると幸いです。電話番号090-1234-5678までお電話ください。
よろしくお願いいたします。
敬具問題点: このメールには個人の電話番号が含まれており、プライバシーが侵害される可能性があります。AIに個人情報を入力すると、このようなリスクが生じるため、非常に注意が必要です。
改善されたプロンプト例
田中さんに、昨日の会議で話した内容についてのフォローメールを作成してください。個人情報は含めないでください。改善後の出力例
件名: 昨日の会議のフォローアップ
田中様、
昨日の会議でお話しした内容について、フォローアップさせていただきます。何か追加の質問やご不明な点がございましたら、お知らせください。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
敬具改善点: プライバシーを保護するために、個人情報を含めないように指示しています。その結果、より安全なメールが生成されました。
これらの注意点と具体例を参考にして、ChatGPTを活用したメール作成をより効果的かつ安全に行ってください。AIの出力はあくまでサポートとして活用し、最終的な確認と修正は必ず人間が行うことが大切です。